/fw/20261015-131533-woman-calculating-bills-with-laptop-and-calculator-2026-09-23-10-22-16-utc.jpg "Rechnung schreiben als Selbstständiger am Schreibtisch"){kind=logo}
Rechnung schreiben als Selbstständiger: Pflichtangaben, Muster und Fristen
Fehlt auf deiner Rechnung eine Pflichtangabe, kann dein Kunde keine Vorsteuer ziehen und schickt sie zurück. Wir zeigen dir an einer Musterrechnung, welche Angaben drauf müssen, was bei Kleinbetragsrechnungen und als Kleinunternehmer gilt und wie du Fehler korrigierst.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflichtangaben: Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht neun Angaben, darunter Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
- Kleinbetragsrechnung: Bis 250 € brutto reichen weniger Angaben. Kundenadresse, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen.
- Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben stattdessen einen Hinweis auf § 19 UStG auf die Rechnung.
- Frist: Rechnungen an Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen.
- E-Rechnung: Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen elektronisch im strukturierten Format verschickt werden.
Wann musst du eine Rechnung schreiben?
Als Selbstständiger musst du eine Rechnung schreiben, wenn du eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringst. Das gilt für Gewerbetreibende genauso wie für Freiberufler. Für die Ausstellung hast du dabei sechs Monate Zeit, gerechnet ab dem Tag der Leistung.
Bei Privatkunden ist eine Rechnung in den meisten Fällen keine Pflicht. Ausnahme sind Leistungen rund um ein Grundstück, etwa Handwerksarbeiten am Haus. Trotzdem lohnt sich eine Rechnung fast immer: Sie ist dein Beleg für die Buchhaltung und die Grundlage, um offenes Geld einzufordern.
Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Fehlt eine davon, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und wird die Rechnung zurückschicken. So sieht eine vollständige Rechnung aus:
Musterrechnung: Diese Angaben müssen drauf
Hauptstraße 5
54321 Beispielstadt
RECHNUNG
| Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Konzeption und Gestaltung Website | 20 Std. | 75,00 € | 1.500,00 € |
- Name und Anschrift von dir
- Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
- Menge und Art der Leistung
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz
- Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Zahlungsziel und Bankverbindung: keine Pflicht, aber dringend zu empfehlen
Worauf es bei den einzelnen Angaben ankommt
- Rechnungsnummer: Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Buchstaben und mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa 2026-042 oder WEB-042. Doppelt vergeben darfst du keine Nummer.
- Steuernummer oder USt-IdNr.: Eine von beiden reicht. Viele nutzen die USt-IdNr., damit die Steuernummer nicht auf jeder Rechnung steht.
- Leistungsdatum: Es muss auch dann auf die Rechnung, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Dann reicht ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
- Leistungsbeschreibung: So konkret, dass ein Prüfer versteht, was geleistet wurde. „Beratung“ allein reicht nicht, „Beratung zur Website-Struktur, 4 Stunden“ schon.
- Steuersatz und Steuerbetrag: Bei unterschiedlichen Steuersätzen schlüsselst du die Beträge getrennt auf.
Kleinbetragsrechnung: Weniger Angaben bis 250 €
Für kleine Beträge bis 250 € brutto erlaubt das Gesetz eine vereinfachte Rechnung. Typisch ist das bei Kassenbons, Tankquittungen oder kleinen Aufträgen. Diese Angaben reichen:
| Angabe | Normale Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
| Name und Anschrift von dir | ja | ja |
| Name und Anschrift des Kunden | ja | nein |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | ja | nein |
| Rechnungsnummer | ja | nein |
| Rechnungs- und Leistungsdatum | beide | nur Rechnungsdatum |
| Menge und Art der Leistung | ja | ja |
| Beträge | netto, Steuer und brutto getrennt | Bruttobetrag reicht |
| Steuersatz | ja | ja |
Rechnungen als Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, darfst du keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen schreiben. Stattdessen gehört ein Hinweis darauf, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Die übrigen Pflichtangaben gelten genauso, also auch Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum. Vorsicht: Wer als Kleinunternehmer aus Versehen Umsatzsteuer ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt, auch wenn er sie eigentlich gar nicht erheben dürfte.
Sonderfälle: Ausland und Reverse Charge
Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, schuldet in der Regel dein Kunde die Umsatzsteuer. Du stellst die Rechnung dann ohne Umsatzsteuer aus und vermerkst „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Außerdem gehören deine USt-IdNr. und die deines Kunden auf die Rechnung. Ähnlich läuft es bei einigen Leistungen im Inland, etwa bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmen.
Bei Kunden außerhalb der EU ist die Leistung meist in Deutschland nicht steuerbar. Wie diese Fälle in der Umsatzsteuer-Voranmeldung landen, erklären wir im Ratgeber zur Umsatzsteuer.
Fehler korrigieren: So geht's richtig
Ist eine Angabe falsch, etwa eine vertauschte Adresse oder ein fehlendes Leistungsdatum, kannst du die Rechnung korrigieren. Am saubersten gehst du so vor:
- Stornorechnung erstellen: Sie hebt die falsche Rechnung auf, mit eigener Rechnungsnummer und Verweis auf die alte.
- Neue Rechnung ausstellen: Mit allen korrekten Angaben und wiederum neuer Rechnungsnummer.
- Alles aufbewahren: Original, Storno und neue Rechnung gehören in die Buchhaltung.
Kleinere formale Fehler lassen sich auch über ein Korrekturschreiben beheben, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die Rechnungsnummer darfst du dabei nicht neu vergeben.
Zahlungsziel und Bankverbindung
Zahlungsziel und IBAN gehören nicht zu den gesetzlichen Pflichtangaben. Trotzdem solltest du beides immer angeben. Mit einem konkreten Datum wie „zahlbar bis 29.10.2026“ ist klar, ab wann der Kunde im Verzug ist. Ohne Datum gerät ein Geschäftskunde erst 30 Tage nach Zugang der Rechnung automatisch in Verzug. Was du bei säumigen Zahlern tun kannst, zeigen wir im Ratgeber Mahnung schreiben.
💡 Unser Tipp: Nutze ein Rechnungsprogramm statt Word oder Excel. Es vergibt Rechnungsnummern automatisch, prüft die Pflichtangaben und kann bereits heute E-Rechnungen erzeugen. Spätestens 2028 brauchst du das ohnehin.
E-Rechnung: Was sich ab 2027 ändert
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 sind Papier und PDF noch erlaubt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen verschicken, ab 2028 alle anderen auch. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Was eine E-Rechnung ist und wie du dich vorbereitest, erklären wir im Ratgeber zur E-Rechnung.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Ausgehende und eingehende Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. E-Rechnungen musst du im Originalformat speichern, also als XML-Datei und nicht nur als Ausdruck. Wie du deine Belege am besten organisierst, zeigen wir im Ratgeber zur Buchhaltung.
Fazit: Einmal sauber aufsetzen, dann läuft es
Eine korrekte Rechnung zu schreiben ist kein Hexenwerk, aber die Details zählen. Wer einmal eine Vorlage mit allen Pflichtangaben aufsetzt und die Rechnungsnummern sauber vergibt, hat das Thema im Griff. Mit Blick auf die E-Rechnungspflicht lohnt sich der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm schon jetzt.
Häufige Fragen zum Rechnung schreiben
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinunternehmern ersetzt ein Hinweis auf § 19 UStG die Steuerangaben.
Muss ich als Freiberufler Rechnungen schreiben?
Ja, für Leistungen an Unternehmen gilt die Rechnungspflicht auch für Freiberufler. Bei Privatkunden ist eine Rechnung meist freiwillig, aber als Beleg trotzdem sinnvoll.
Wie vergebe ich Rechnungsnummern richtig?
Die Nummer muss einmalig sein und einer fortlaufenden Systematik folgen. Erlaubt sind auch Kombinationen aus Jahr, Buchstaben und Zahl, etwa 2026-042. Mehrere Nummernkreise, etwa pro Geschäftsbereich, sind möglich.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine vereinfachte Rechnung bis 250 € brutto. Sie braucht weder Kundenadresse noch Rechnungsnummer oder Steuernummer. Es reichen deine Anschrift, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Darf ich Rechnungen als PDF per E-Mail verschicken?
Bis Ende 2026 ja, wenn dein Kunde zustimmt. Danach gilt schrittweise die Pflicht zur E-Rechnung im strukturierten Format. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt das PDF erlaubt.
Was passiert, wenn auf meiner Rechnung eine Angabe fehlt?
Für dich als Aussteller meist wenig, für deinen Kunden schon: Er darf ohne vollständige Angaben keine Vorsteuer ziehen. Fehler korrigierst du am besten mit einer Stornorechnung und einer neuen, korrekten Rechnung.
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