Mahnung schreiben: So kommst du an dein Geld, wenn Kunden nicht zahlen

Säumige Zahler gehören zum Alltag von Selbstständigen. Wir zeigen dir, ab wann ein Kunde im Verzug ist, wie hoch die Verzugszinsen 2026 sind, was in eine Mahnung gehört und wie du mit einem Mahnbescheid an dein Geld kommst.

Wann ist eine Rechnung überfällig?

Bevor du eine Mahnung schreiben kannst, muss die Rechnung fällig sein. Ohne Vereinbarung ist das sofort der Fall. Meist steht aber ein Zahlungsziel auf der Rechnung, etwa 14 Tage. Entscheidend ist dann, ab wann der Kunde in Verzug gerät, denn erst ab diesem Zeitpunkt kannst du Zinsen und Kosten verlangen. Das passiert auf drei Wegen:

• Konkretes Datum: Steht auf der Rechnung „zahlbar bis 29.10.2026“, ist der Kunde ab dem 30.10. automatisch im Verzug, ganz ohne Mahnung.
• Mahnung: Ist kein Datum vereinbart, setzt die erste Mahnung nach Fälligkeit den Kunden in Verzug.
• 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug automatisch ein. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du auf der Rechnung darauf hinweist.

Der typische Ablauf: Von der Erinnerung zum Mahnbescheid

Ein festes gesetzliches Mahnverfahren mit drei Stufen gibt es nicht. In der Praxis hat sich dieser Ablauf bewährt, weil er höflich beginnt und trotzdem konsequent bleibt:

Rechtlich gibt es übrigens keinen Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung. Beides ist eine Aufforderung zur Zahlung. Die freundlichere Bezeichnung ist eine Frage des Tons, gerade bei Stammkunden, die einfach nur eine Rechnung übersehen haben.

Was gehört in eine Mahnung?

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• eine klare, neue Zahlungsfrist mit Datum, meist 7 bis 14 Tage
• deine Bankverbindung
• ab der zweiten Mahnung: Verzugszinsen und gegebenenfalls die 40-€-Pauschale
• in der letzten Mahnung: Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens oder eines Inkassobüros

Mustertext für eine Mahnung

Verzugszinsen und Mahnkosten

Ab Verzugsbeginn darfst du Zinsen verlangen. Ihre Höhe hängt vom Basiszinssatz ab, den die Bundesbank zweimal im Jahr festlegt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 %. Darauf kommen:

• 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden, also aktuell 10,52 % pro Jahr,
• 5 Prozentpunkte bei Privatkunden, also aktuell 6,52 % pro Jahr.

Gegenüber Unternehmen steht dir außerdem eine Pauschale von 40 € zu, unabhängig davon, wie viel Aufwand du tatsächlich hattest. So sieht das in Zahlen aus:

Darüber hinaus kannst du nur tatsächlich entstandene Kosten verlangen, etwa Porto. Für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gibt es keine Mahngebühren. Hohe pauschale Mahngebühren von 10 oder 15 € halten vor Gericht meist nicht.

Wenn nichts mehr hilft: Der gerichtliche Mahnbescheid

Zahlt der Kunde trotz letzter Mahnung nicht, ist der gerichtliche Mahnbescheid der nächste Schritt. Er ist schneller und günstiger als eine Klage und braucht keinen Anwalt. Du beantragst ihn online über das Portal der Mahngerichte unter online-mahnantrag.de. Das Gericht prüft dabei nicht, ob deine Forderung berechtigt ist, sondern nur die Form.

1. Antrag stellen: Online mit Angaben zu dir, dem Schuldner und der Forderung. Die Gerichtsgebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung und muss am Ende der Schuldner tragen.
2. Zustellung: Das Gericht stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Er hat zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch.
3. Vollstreckungsbescheid: Kommt kein Widerspruch, beantragst du ihn. Damit kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen oder das Konto pfänden lassen.
4. Bei Widerspruch: Die Sache geht in ein normales Gerichtsverfahren. Spätestens hier lohnt sich ein Anwalt.

Alternativ kannst du ein Inkassobüro beauftragen. Das nimmt dir Arbeit ab, kostet aber Gebühren, die du nur zum Teil vom Schuldner zurückbekommst.

Verjährung: Diese Frist darfst du nicht verpassen

Offene Rechnungen verjähren nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Oktober 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029. Wichtig: Normale Mahnungen halten die Verjährung nicht auf. Gestoppt wird sie erst durch einen Mahnbescheid, eine Klage oder wenn der Kunde die Schuld schriftlich anerkennt.

Vorbeugen ist besser als Mahnen

• Anzahlung oder Vorkasse bei Neukunden und größeren Aufträgen vereinbaren.
• Teilrechnungen bei längeren Projekten statt einer großen Schlussrechnung.
• Kurze Zahlungsziele mit konkretem Datum setzen.
• Rechnung sofort nach der Leistung schicken, nicht erst Wochen später.
• Offene Posten im Blick behalten: Ein gutes Buchhaltungstool zeigt dir überfällige Rechnungen automatisch. Mehr dazu im Ratgeber zur Buchhaltung.

Fazit: Freundlich, aber konsequent

Säumige Zahler gehören zum Selbstständigen-Alltag. Mit einem konkreten Zahlungsdatum auf jeder Rechnung, einer freundlichen Erinnerung und einer klaren Mahnung kommst du in den meisten Fällen schnell an dein Geld. Bleibt der Kunde stur, ist der Mahnbescheid ein günstiger und schneller Weg. Und weil offene Rechnungen deine Liquidität bremsen, lohnt sich ein Puffer, wie wir ihn im Ratgeber Privat und geschäftlich trennen beschreiben.

Häufige Fragen zur Mahnung

Teil des Handbuchs

Business

1

Gründen

• Geschäftsidee und Businessplan

  Beschreibung: Wie du deine Geschäftsidee testest, welche Kapitel in den Businessplan gehören und wie du deinen Mindestumsatz berechnest.
• Unternehmen gründen

  Die 8 Schritte zur eigenen Firma, von der Rechtsform über die Anmeldung bis zum Geschäftskonto. Mit Kosten, Fristen und Checkliste.
• Rechtsformen

  Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH: Welche Rechtsform zu dir passt, was die Gründung kostet und worin sich Haftung und Steuern unterscheiden.
• Freiberufler oder Gewerbe

  Welche Berufe als frei gelten, was die Einordnung für Steuern und Anmeldung bedeutet und wie das Finanzamt entscheidet.
• Gewerbe anmelden

  Wer ein Gewerbe braucht, welche Unterlagen nötig sind, was die Anmeldung kostet und was danach auf dich zukommt.
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

  Frist, ELSTER, Gewinnschätzung und Kleinunternehmerregelung: So füllst du den Fragebogen Schritt für Schritt richtig aus.

2

Finanzen aufsetzen

• Finanzen für Gründer

  Finanz-Setup in sechs Schritten: Kapitalbedarf, Finanzierung, Konto, Rücklagen, Zahlungsmittel und Buchhaltung.
• Geschäftskonto

  Wann ein Geschäftskonto Pflicht ist, was es kostet und worauf es bei der Wahl ankommt.
• Geschäftskonto eröffnen

  Unterlagen nach Rechtsform, Ablauf in sechs Schritten und der Sonderfall GmbH und UG.
• Privat und geschäftlich trennen

  Kontenmodell mit vier Töpfen, Unternehmerlohn berechnen und Entnahmen richtig verbuchen
• Steuerrücklagen

  Wie viel du für Steuern zurücklegen solltest, mit Rechenbeispielen 2026 und der Falle im zweiten Jahr.
• Firmenkreditkarten

  Kartenarten, Kosten, Haftung und für wen sich eine Firmenkreditkarte lohnt.

3

Laufender Betrieb

• Rechnung schreiben als Selbstständiger

  Pflichtangaben an einer Musterrechnung, dazu Kleinbetragsrechnung, Hinweis für Kleinunternehmer, Reverse Charge und wie du Fehler korrigierst
• E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

  Zeitplan 2025–2028, die Formate XRechnung und ZUGFeRD, Ausnahmen und Vorbereitung in 5 Schritten
• Kleinunternehmerregelung 2026

  Grenzen von 25.000 € und 100.000 €, sofortiger Wechsel ab 2025, Vor- und Nachteile und Pflichten, die trotzdem bleiben
• Umsatzsteuer für Selbstständige

  Vorsteuer und Zahllast mit Rechenbeispiel, wann du die Voranmeldung abgibst, Dauerfristverlängerung, Ist-Versteuerung und Reverse Charge
• Buchhaltung für Selbstständige

  EÜR oder Bilanz, GoBD, Aufbewahrungsfristen und eine Routine für jeden Monat
• Mahnung schreiben

  Aktueller Artikel

  Wann der Kunde im Verzug ist, Verzugszinsen 2026, Mustertext und Mahnbescheid

4

Steuern und Gewinn

Lukas Rumpel

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Über den Autor

Als Social Media Manager und seit mehreren Jahren erfolgreicher Selbstständiger beschäftige ich mich täglich mit digitalen Medien, Content und modernen Technologien. Ich möchte Unternehmer dabei unterstützen, den Bürokratiealltag mit digitalen Lösungen effizienter zu gestalten und gleichzeitig jungen Menschen zeigen, dass Finanzen kein kompliziertes Thema sein müssen.