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Betriebsausgaben absetzen: Was Selbstständige steuerlich geltend machen können
Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe absetzt, senkt deinen Gewinn und damit deine Steuer. Doch nicht alles ist voll abziehbar, und teure Anschaffungen musst du oft über Jahre abschreiben. Wir zeigen dir, was du absetzen kannst, welche Grenzen 2026 gelten und wie du Laptop, Auto, Homeoffice und Geschäftsessen richtig ansetzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundregel: Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch dein Unternehmen veranlasst sind. Sie senken deinen Gewinn und damit Einkommen- und Gewerbesteuer.
- Sofort absetzbar: Anschaffungen bis 800 € netto sowie Computer, Laptops und Software, unabhängig vom Preis.
- Abschreibung: Teurere Anschaffungen verteilst du über die Nutzungsdauer. Für bewegliche Güter, die du von Juli 2025 bis Ende 2027 kaufst, sind bis zu 30 % degressive Abschreibung pro Jahr möglich.
- Mit Grenzen: Geschäftsessen zählen zu 70 %, Geschenke bis 50 € pro Person und Jahr, die Homeoffice-Pauschale bis 1.260 € im Jahr.
- Belege sind Pflicht: Ohne Rechnung oder Quittung erkennt das Finanzamt eine Ausgabe in der Regel nicht an.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. So steht es in § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz. Entscheidend ist also nicht, ob eine Ausgabe notwendig oder besonders sinnvoll war, sondern ob sie mit deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängt. Ob du einen günstigen oder einen teuren Bürostuhl kaufst, ist deine Entscheidung. Absetzbar ist beides.
Jeder Euro Betriebsausgabe senkt deinen Gewinn. Bei einem persönlichen Grenzsteuersatz von 30 % spart dir eine Ausgabe von 1.000 € also rund 300 € Einkommensteuer, als Gewerbetreibender oberhalb des Freibetrags zusätzlich etwas Gewerbesteuer. Die Ausgabe wird dadurch aber nicht kostenlos. Kaufe nichts nur wegen der Steuer.
Erfasst werden Betriebsausgaben in deiner Buchhaltung und am Jahresende in der Anlage EÜR. Wie du Belege dafür sauber organisierst, zeigen wir im Ratgeber zur Buchhaltung.
Was du absetzen kannst: Der Überblick
Grob lassen sich alle Ausgaben in drei Gruppen einteilen: voll absetzbar, nur teilweise absetzbar und gar nicht absetzbar.
Was du absetzen kannst und was nicht
- Beispiele
- Wareneinkauf, Software-Abos, Büromiete, Werbung, Fachliteratur, Weiterbildung, Steuerberater für die EÜR, Kontoführung, Berufshaftpflicht
- Beispiele
- Geschäftsessen zu 70 %, Geschenke bis 50 € pro Person und Jahr, Homeoffice-Pauschale bis 1.260 €, Handy und Internet nach beruflichem Anteil
- Beispiele
- Alltagskleidung, eigene Krankenversicherung, Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Bußgelder, private Fahrten
Krankenversicherung und Altersvorsorge sind keine Betriebsausgaben, du setzt sie aber als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung ab.
Typische voll absetzbare Betriebsausgaben sind:
- Material und Waren: Wareneinkauf, Verbrauchsmaterial, Verpackung, Versandkosten
- Büro und Räume: Miete für Büro oder Lager, Nebenkosten, Reinigung, Büromaterial
- Technik und Software: Computer, Bildschirme, Drucker, Software-Abos, Hosting, Domains
- Marketing: Online-Werbung, Visitenkarten, Website, Messestände, Sponsoring
- Beratung und Gebühren: Steuerberater für betriebliche Erklärungen, Rechtsanwalt, IHK-Beitrag, Kontoführung des Geschäftskontos
- Versicherungen: Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Inhaltsversicherung fürs Büro
- Weiterbildung: Kurse, Seminare, Fachbücher und Fachzeitschriften mit Bezug zu deiner Tätigkeit
- Fremdleistungen: Freelancer, Subunternehmer, Agenturen, Übersetzer
Zahlst du Umsatzsteuer, setzt du in der EÜR den Bruttobetrag als Ausgabe an und die erstattete Vorsteuer später als Einnahme. Im Ergebnis zählt für deinen Gewinn nur der Nettobetrag. Kleinunternehmer setzen dagegen den Bruttobetrag ab, weil sie keine Vorsteuer ziehen dürfen.
Anschaffungen: Sofort absetzen oder abschreiben?
Bei Anschaffungen, die du länger als ein Jahr nutzt, kommt es auf den Preis und die Art des Wirtschaftsguts an. Nicht alles darfst du im Jahr des Kaufs komplett absetzen. Dieser Schnell-Check zeigt dir den Weg:
Schnell-Check: Wie setzt du eine Anschaffung ab?
Vereinfachte Darstellung. Alternativ zum GWG kannst du Güter zwischen 250 und 1.000 € in einem Sammelposten über fünf Jahre abschreiben.
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 €
Kostet ein Gegenstand netto höchstens 800 € und kannst du ihn selbstständig nutzen, ist er ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Du setzt ihn im Jahr der Anschaffung komplett ab. Die Grenze bezieht sich immer auf den Nettopreis, auch für Kleinunternehmer. Sie dürfen also Anschaffungen bis 952 € brutto sofort absetzen. Ab 250 € netto musst du GWG in einem Verzeichnis führen, was die meisten Buchhaltungsprogramme automatisch erledigen.
Alternativ kannst du alle Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 € eines Jahres in einen Sammelposten packen und ihn über fünf Jahre gleichmäßig abschreiben. Das lohnt sich nur selten. Du musst dich pro Jahr für eine Variante entscheiden.
Computer und Software: Sofort, egal wie teuer
Für Computer, Laptops, Zubehör wie Monitore, Docking-Stationen und Drucker sowie für Software setzt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr an. Du kannst sie deshalb im Jahr der Anschaffung voll absetzen, auch wenn der Laptop 2.500 € gekostet hat.
Lineare und degressive Abschreibung
Alles andere schreibst du über die Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle ab, bei der linearen Abschreibung in gleichen Jahresraten. Ein Pkw hat dort sechs Jahre, Büromöbel 13 Jahre. Im Jahr der Anschaffung zählt die Abschreibung nur anteilig für die Monate ab dem Kauf.
Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die du zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 anschaffst, darfst du stattdessen degressiv abschreiben. Erlaubt ist das Dreifache der linearen Rate, höchstens 30 % vom jeweiligen Restwert. So setzt du in den ersten Jahren deutlich mehr ab. Für neue Elektroautos im selben Zeitraum gibt es sogar eine Sonderabschreibung von 75 % im ersten Jahr.
| Anschaffung | Preis netto | Behandlung | Abzug im ersten Jahr |
|---|---|---|---|
| Bürostuhl | 450 € | GWG | 450 € |
| Laptop | 2.200 € | Digitales Wirtschaftsgut | 2.200 € |
| Kamera-Ausrüstung | 3.000 € | Degressiv, 7 Jahre Nutzungsdauer | bis zu 900 € (anteilig nach Monaten) |
| Büromöbel | 4.000 € | Linear, 13 Jahre | rund 308 € (anteilig nach Monaten) |
Ausgaben mit Grenzen: Diese Regeln gelten
Geschäftsessen
Bewirtest du Kunden oder Geschäftspartner, sind 70 % der Kosten absetzbar. Die Vorsteuer bekommst du dagegen voll zurück. Voraussetzung ist ein ordentlicher Bewirtungsbeleg mit Ort, Datum, Teilnehmern und Anlass. Isst du allein, ist das Privatsache, außer auf Geschäftsreisen.
Geschenke
Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner sind bis 50 € netto pro Person und Jahr absetzbar. Liegt ein Geschenk darüber, fällt der Abzug komplett weg, nicht nur für den Teil über 50 €. Notiere auf dem Beleg, wer das Geschenk bekommen hat.
Homeoffice und Arbeitszimmer
Arbeitest du von zu Hause, kannst du die Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag ansetzen, höchstens 1.260 € im Jahr. Ein eigenes Zimmer brauchst du dafür nicht. Ist ein abgeschlossenes Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit, darfst du stattdessen die anteiligen Kosten für Miete, Strom und Heizung absetzen oder eine Jahrespauschale von 1.260 € wählen.
Auto und Fahrtkosten
Für Geschäftsreisen mit dem privaten Auto setzt du 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ab. Für den Weg zu deinem Büro gilt die Entfernungspauschale, seit 2026 einheitlich 0,38 € pro Kilometer der einfachen Strecke ab dem ersten Kilometer. Nutzt du ein Auto zu mehr als 50 % betrieblich, gehört es zum Betriebsvermögen. Dann setzt du alle Kosten ab und versteuerst die private Nutzung per 1-%-Regel oder Fahrtenbuch.
Handy, Internet und Reisekosten
Nutzt du Handy und Internet auch privat, setzt du den beruflichen Anteil ab. Bei Geschäftsreisen kommen Verpflegungspauschalen von 14 € ab acht Stunden Abwesenheit und 28 € für volle Tage hinzu, dazu Hotel- und Fahrtkosten.
💡 Unser Tipp: Bezahle betriebliche Ausgaben konsequent über dein Geschäftskonto. Dann findet dein Buchhaltungsprogramm die Belege automatisch, und du übersiehst nichts. Wie das System dahinter aussieht, zeigen wir im Ratgeber Privat und geschäftlich trennen.
Was du nicht absetzen kannst
Manche Ausgaben wirken betrieblich, sind es steuerlich aber nicht. Die häufigsten Fälle:
- Kleidung: Auch der Anzug für Kundentermine ist Privatsache. Nur typische Berufskleidung wie Arbeitsschutz oder Kittel zählt.
- Kranken- und Pflegeversicherung: Sie ist keine Betriebsausgabe, sondern eine Sonderausgabe in der Einkommensteuererklärung.
- Eigene Steuern: Einkommensteuer und Gewerbesteuer mindern den Gewinn nicht. Mehr dazu im Ratgeber zur Gewerbesteuer.
- Bußgelder und Strafen: Auch das Knöllchen auf der Dienstfahrt bleibt dein privates Problem.
- Gemischte Kosten ohne klare Trennung: Lässt sich der berufliche Anteil nicht sauber ermitteln, ist im Zweifel gar nichts absetzbar.
Belege und Nachweise
Für jede Betriebsausgabe brauchst du einen Beleg, in der Regel eine Rechnung. Ab 250 € brutto muss sie alle Pflichtangaben enthalten, damit du auch die Vorsteuer ziehen kannst. Welche das sind, zeigt unser Ratgeber Rechnung schreiben. Fehlt ausnahmsweise ein Beleg, etwa beim Parkautomaten, hilft ein selbst erstellter Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Anlass. Das sollte aber die Ausnahme bleiben.
Belege bewahrst du acht Jahre auf, digital reicht, wenn die Ablage unveränderbar und auffindbar ist. Seit 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnung.
Fazit: Konsequent erfassen zahlt sich aus
Betriebsausgaben sind der einfachste Weg, deine Steuerlast legal zu senken. Die Regeln sind auf den ersten Blick verwirrend, folgen aber einer klaren Logik: Was dem Betrieb dient, ist absetzbar. Teure Anschaffungen verteilst du über die Jahre, für Bewirtung, Geschenke und gemischte Kosten gelten feste Grenzen. Wer jede Ausgabe mit Beleg erfasst und privat und geschäftlich sauber trennt, verschenkt kein Geld.
Weitere Stellschrauben wie Investitionsabzugsbetrag oder Rürup-Rente stellen wir im Ratgeber Steuern sparen als Selbstständiger vor.
Häufige Fragen zu Betriebsausgaben
Was zählt alles zu den Betriebsausgaben?
Alle Kosten, die durch deine selbstständige Tätigkeit veranlasst sind, etwa Material, Miete, Software, Werbung, Versicherungen, Fortbildung und Fremdleistungen. Private Kosten wie Kleidung oder die eigene Krankenversicherung zählen nicht dazu.
Bis zu welchem Betrag kann ich Anschaffungen sofort absetzen?
Bis 800 € netto als geringwertiges Wirtschaftsgut. Computer, Laptops, Zubehör und Software kannst du unabhängig vom Preis sofort absetzen.
Wie viel darf ich von einem Geschäftsessen absetzen?
70 % der Kosten, sofern du einen vollständigen Bewirtungsbeleg mit Teilnehmern und Anlass hast. Die Vorsteuer bekommst du voll zurück.
Kann ich mein Homeoffice absetzen?
Ja, mit der Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag, maximal 1.260 € im Jahr. Ist ein Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner Tätigkeit, kannst du alternativ die tatsächlichen Kosten ansetzen.
Ist die Krankenversicherung eine Betriebsausgabe?
Nein. Als Selbstständiger setzt du sie als Sonderausgabe in der Einkommensteuererklärung ab, nicht in der EÜR.
Was ist die degressive Abschreibung?
Du schreibst jedes Jahr einen festen Prozentsatz vom Restwert ab, statt gleichmäßiger Raten. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen Juli 2025 und Ende 2027 angeschafft werden, sind bis zu 30 % pro Jahr erlaubt.
- Formulare, Fristen 2025/2026, Berechnung der Einkommensteuer, Vorauszahlungen
- Rechenweg, Anrechnung auf die Einkommensteuer, ab welchem Hebesatz es wirklich kostet
- Voll, teilweise, nicht absetzbar; GWG, AfA, degressive AfA 2025–2027, Homeoffice, Fahrtkosten
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