E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 folgt die Pflicht zum Versand. Wir erklären, was eine E-Rechnung ist, welche Formate zählen, wer ausgenommen ist und wie du dich in fünf Schritten vorbereitest.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Rechnungsdaten liegen als Datensatz vor, meist als XML-Datei, und folgen der europäischen Norm EN 16931. Buchhaltungsprogramme können sie deshalb automatisch einlesen und verarbeiten, ohne dass jemand Beträge abtippen muss.

Wichtig ist die Abgrenzung: Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist zwar elektronisch, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es gilt als „sonstige Rechnung“, genau wie eine Papierrechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Rechnungen oder Fotos.

Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD der bequemste Weg. Dein Kunde sieht ein ganz normales PDF, seine Software liest im Hintergrund die eingebetteten Daten aus. XRechnung brauchst du vor allem, wenn du für Behörden arbeitest.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht kommt in mehreren Stufen. Der Empfang ist bereits Pflicht, für den Versand gibt es Übergangsfristen:

Entscheidend für 2027 ist dein Gesamtumsatz im Vorjahr, also 2026. Liegt er unter 800.000 €, darfst du 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Ab 2028 gibt es diese Ausnahme nicht mehr.

Wer ist betroffen und wer nicht?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland, also im sogenannten B2B-Bereich. Dazu gehören Freiberufler, Gewerbetreibende und Gesellschaften gleichermaßen. Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatkunden: Hier bleibt alles wie bisher, Papier oder PDF sind weiter erlaubt.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: etwa Quittungen für kleine Einkäufe.
• Fahrausweise: Bahn- und Bustickets.
• Kleinunternehmer beim Ausstellen: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen verschicken, aber welche empfangen können.
• Rechnungen ins Ausland: Die Pflicht betrifft nur Umsätze im Inland.

E-Rechnungen empfangen: Das musst du jetzt schon können

Die gute Nachricht zuerst: Für den Empfang brauchst du keine spezielle Plattform. Laut Finanzverwaltung reicht ein E-Mail-Postfach, an das dir deine Lieferanten die Dateien schicken. Du musst sie allerdings öffnen und lesen können. Eine XML-Datei ist ohne Software kaum lesbar, deshalb brauchst du einen Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen darstellt.

Ein Recht, eine E-Rechnung abzulehnen, hast du als Unternehmer nicht. Schickt dir ein Lieferant eine XRechnung, musst du damit umgehen können.

So bereitest du dich in fünf Schritten vor

1. Postfach festlegen: Richte eine eigene Adresse für Rechnungen ein, etwa rechnungen@deine-firma.de, und teile sie deinen Lieferanten mit.
2. Lesen können: Nutze ein Buchhaltungsprogramm oder einen Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt.
3. Rechnungsprogramm umstellen: Prüfe, ob deine Software E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (Profil EN 16931) oder XRechnung erzeugen kann. Word- und Excel-Vorlagen können das nicht.
4. Archiv anpassen: Speichere E-Rechnungen im Originalformat und GoBD-konform, also unveränderbar und auffindbar.
5. Kunden informieren: Kläre mit Geschäftskunden, an welche Adresse und in welchem Format sie Rechnungen erhalten wollen.

Was passiert, wenn du keine E-Rechnung schickst?

Ab dem Zeitpunkt, an dem die Pflicht für dich gilt, ist eine PDF- oder Papierrechnung an ein Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ein Bußgeld droht dir dafür nicht direkt. Das Problem trifft deinen Kunden: Er darf aus einer fehlerhaften Rechnung keine Vorsteuer ziehen und wird eine neue verlangen. Im Zweifel zahlt er erst, wenn die Rechnung im richtigen Format vorliegt.

Fazit: Empfangen ist Pflicht, Versenden bald auch

Die E-Rechnung kommt schrittweise, aber sie kommt für fast alle. Empfangen musst du sie schon heute können, und spätestens 2028 musst du sie auch verschicken. Wer jetzt auf ein Rechnungsprogramm mit ZUGFeRD oder XRechnung umsteigt, hat das Thema früh erledigt. Welche Angaben in jede Rechnung gehören, egal in welchem Format, zeigen wir im Ratgeber Rechnung schreiben.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Teil des Handbuchs

Business

1

Gründen

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  Beschreibung: Wie du deine Geschäftsidee testest, welche Kapitel in den Businessplan gehören und wie du deinen Mindestumsatz berechnest.
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  Die 8 Schritte zur eigenen Firma, von der Rechtsform über die Anmeldung bis zum Geschäftskonto. Mit Kosten, Fristen und Checkliste.
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  Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH: Welche Rechtsform zu dir passt, was die Gründung kostet und worin sich Haftung und Steuern unterscheiden.
• Freiberufler oder Gewerbe

  Welche Berufe als frei gelten, was die Einordnung für Steuern und Anmeldung bedeutet und wie das Finanzamt entscheidet.
• Gewerbe anmelden

  Wer ein Gewerbe braucht, welche Unterlagen nötig sind, was die Anmeldung kostet und was danach auf dich zukommt.
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

  Frist, ELSTER, Gewinnschätzung und Kleinunternehmerregelung: So füllst du den Fragebogen Schritt für Schritt richtig aus.

2

Finanzen aufsetzen

• Finanzen für Gründer

  Finanz-Setup in sechs Schritten: Kapitalbedarf, Finanzierung, Konto, Rücklagen, Zahlungsmittel und Buchhaltung.
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  Wann ein Geschäftskonto Pflicht ist, was es kostet und worauf es bei der Wahl ankommt.
• Geschäftskonto eröffnen

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• Privat und geschäftlich trennen

  Kontenmodell mit vier Töpfen, Unternehmerlohn berechnen und Entnahmen richtig verbuchen
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  Wie viel du für Steuern zurücklegen solltest, mit Rechenbeispielen 2026 und der Falle im zweiten Jahr.
• Firmenkreditkarten

  Kartenarten, Kosten, Haftung und für wen sich eine Firmenkreditkarte lohnt.

3

Laufender Betrieb

• Rechnung schreiben als Selbstständiger

  Pflichtangaben an einer Musterrechnung, dazu Kleinbetragsrechnung, Hinweis für Kleinunternehmer, Reverse Charge und wie du Fehler korrigierst
• E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

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  Zeitplan 2025–2028, die Formate XRechnung und ZUGFeRD, Ausnahmen und Vorbereitung in 5 Schritten
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  EÜR oder Bilanz, GoBD, Aufbewahrungsfristen und eine Routine für jeden Monat
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  Wann der Kunde im Verzug ist, Verzugszinsen 2026, Mustertext und Mahnbescheid

4

Steuern und Gewinn

Lukas Rumpel

Autor

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Über den Autor

Als Social Media Manager und seit mehreren Jahren erfolgreicher Selbstständiger beschäftige ich mich täglich mit digitalen Medien, Content und modernen Technologien. Ich möchte Unternehmer dabei unterstützen, den Bürokratiealltag mit digitalen Lösungen effizienter zu gestalten und gleichzeitig jungen Menschen zeigen, dass Finanzen kein kompliziertes Thema sein müssen.