Buchhaltung für Selbstständige: EÜR, Belege und Fristen

Wer seine Zahlen kennt, merkt früh, wenn Kunden zu spät zahlen oder Kosten aus dem Ruder laufen. Wir zeigen dir, ob EÜR oder Bilanz für dich gilt, welche Regeln die GoBD vorgeben, wie lange du Belege aufbewahrst und wie eine einfache Monatsroutine aussieht.

Was gehört zur Buchhaltung für Selbstständige?

Die Buchhaltung hält fest, wie viel Geld in dein Unternehmen hereinkommt und wie viel hinausgeht. Daraus ergibt sich am Jahresende dein Gewinn, auf den du Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlst. Gleichzeitig ist sie die Grundlage für deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Im Alltag besteht sie aus drei Dingen: Belege sammeln, Zahlungen zuordnen und regelmäßig auswerten. Klingt trocken, ist aber das beste Frühwarnsystem, das du hast. Wer seine Zahlen kennt, merkt früh, wenn Kunden zu spät zahlen oder die Kosten aus dem Ruder laufen.

EÜR oder doppelte Buchführung?

Welche Form der Buchführung du brauchst, hängt von Rechtsform und Größe ab:

Gewerbetreibende im Handelsregister, also eingetragene Kaufleute, sind ebenfalls erst ab den Grenzen von 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn zur Bilanz verpflichtet. OHG und KG bilanzieren dagegen immer. Freiberufler dürfen unabhängig von der Höhe bei der EÜR bleiben. Welche Rechtsform welche Pflichten mit sich bringt, zeigen wir im Ratgeber zu den Rechtsformen.

So funktioniert die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Bei der EÜR gilt ein einfaches Prinzip: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Gezählt wird, wann das Geld tatsächlich fließt. Schreibst du im Dezember eine Rechnung, die der Kunde erst im Januar zahlt, zählt die Einnahme zum neuen Jahr. Dieses Zufluss- und Abflussprinzip hat ein paar wichtige Ausnahmen:

• Anschaffungen über 800 € netto: Teurere Wirtschaftsgüter wie ein Firmenwagen oder eine Maschine schreibst du über mehrere Jahre ab. Bis 800 € netto setzt du sie als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort ab.
• Regelmäßige Zahlungen um den Jahreswechsel: Wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, die bis zum 10. Januar fließen, gehören zum Jahr, für das sie bestimmt sind.
• Durchlaufende Posten: Geld, das du nur im Namen deines Kunden weiterleitest, zählt weder als Einnahme noch als Ausgabe.

Am Jahresende überträgst du die Zahlen in das Formular Anlage EÜR und schickst es zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung elektronisch über ELSTER. Ohne Steuerberater ist die Frist der 31. Juli des Folgejahres.

GoBD: Die Spielregeln für deine Buchhaltung

Wie Bücher geführt werden müssen, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD. Die wichtigsten Punkte:

• Vollständig: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch kleine Barbeträge.
• Zeitnah: Bargeschäfte am besten täglich, unbare Vorgänge spätestens zum Ende des Folgemonats.
• Unveränderbar: Einmal gebuchte Werte dürfen nicht spurlos geändert werden. Excel-Listen sind deshalb heikel, Buchhaltungsprogramme protokollieren Änderungen.
• Nachvollziehbar: Ein Prüfer muss jede Buchung über den Beleg zurückverfolgen können.

Nimmst du Bargeld ein, brauchst du zusätzlich ein ordentliches Kassenbuch. Elektronische Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.

Belege richtig sammeln und aufbewahren

Ohne Beleg keine Buchung. Zu den wichtigsten Belegen gehören Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Verträge und Kassenberichte. So lange musst du sie aufbewahren:

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Digitale Belege, etwa E-Rechnungen, musst du im Originalformat speichern. Papierbelege darfst du scannen und anschließend vernichten, wenn du dabei ein nachvollziehbares Verfahren einhältst.

Selbst machen, Software oder Steuerberater?

Die Kosten für Software und Steuerberater sind Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn.

Deine Buchhaltungs-Routine pro Monat

1. Belege vervollständigen: Fehlen zu Zahlungen auf dem Geschäftskonto noch Rechnungen?
2. Offene Rechnungen prüfen: Wer hat noch nicht gezahlt? Bei Bedarf freundlich erinnern, mehr dazu im Ratgeber Mahnung schreiben.
3. Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben: Wenn du monatlich oder im Quartal dran bist. Alles dazu im Ratgeber zur Umsatzsteuer.
4. Rücklagen verteilen: Umsatzsteuer und Steuerrücklage auf die Unterkonten. Wie viel du brauchst, zeigt unser Ratgeber zu Steuerrücklagen.
5. Zahlen ansehen: Einnahmen, Ausgaben und Gewinn des Monats mit dem Plan vergleichen.

Fazit: Wenig Aufwand, wenn es regelmäßig läuft

Für die meisten Selbstständigen ist die Buchhaltung mit EÜR, einem guten Tool und einer festen Monatsroutine gut selbst zu stemmen. Teuer und stressig wird es nur, wenn sich Belege bis zum Jahresende stapeln. Wer bilanzieren muss oder eine GmbH führt, sollte dagegen von Anfang an mit einem Steuerberater arbeiten.

Häufige Fragen zur Buchhaltung für Selbstständige

Teil des Handbuchs

Business

1

Gründen

• Geschäftsidee und Businessplan

  Beschreibung: Wie du deine Geschäftsidee testest, welche Kapitel in den Businessplan gehören und wie du deinen Mindestumsatz berechnest.
• Unternehmen gründen

  Die 8 Schritte zur eigenen Firma, von der Rechtsform über die Anmeldung bis zum Geschäftskonto. Mit Kosten, Fristen und Checkliste.
• Rechtsformen

  Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH: Welche Rechtsform zu dir passt, was die Gründung kostet und worin sich Haftung und Steuern unterscheiden.
• Freiberufler oder Gewerbe

  Welche Berufe als frei gelten, was die Einordnung für Steuern und Anmeldung bedeutet und wie das Finanzamt entscheidet.
• Gewerbe anmelden

  Wer ein Gewerbe braucht, welche Unterlagen nötig sind, was die Anmeldung kostet und was danach auf dich zukommt.
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

  Frist, ELSTER, Gewinnschätzung und Kleinunternehmerregelung: So füllst du den Fragebogen Schritt für Schritt richtig aus.

2

Finanzen aufsetzen

• Finanzen für Gründer

  Finanz-Setup in sechs Schritten: Kapitalbedarf, Finanzierung, Konto, Rücklagen, Zahlungsmittel und Buchhaltung.
• Geschäftskonto

  Wann ein Geschäftskonto Pflicht ist, was es kostet und worauf es bei der Wahl ankommt.
• Geschäftskonto eröffnen

  Unterlagen nach Rechtsform, Ablauf in sechs Schritten und der Sonderfall GmbH und UG.
• Privat und geschäftlich trennen

  Kontenmodell mit vier Töpfen, Unternehmerlohn berechnen und Entnahmen richtig verbuchen
• Steuerrücklagen

  Wie viel du für Steuern zurücklegen solltest, mit Rechenbeispielen 2026 und der Falle im zweiten Jahr.
• Firmenkreditkarten

  Kartenarten, Kosten, Haftung und für wen sich eine Firmenkreditkarte lohnt.

3

Laufender Betrieb

• Rechnung schreiben als Selbstständiger

  Pflichtangaben an einer Musterrechnung, dazu Kleinbetragsrechnung, Hinweis für Kleinunternehmer, Reverse Charge und wie du Fehler korrigierst
• E-Rechnung: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

  Zeitplan 2025–2028, die Formate XRechnung und ZUGFeRD, Ausnahmen und Vorbereitung in 5 Schritten
• Kleinunternehmerregelung 2026

  Grenzen von 25.000 € und 100.000 €, sofortiger Wechsel ab 2025, Vor- und Nachteile und Pflichten, die trotzdem bleiben
• Umsatzsteuer für Selbstständige

  Vorsteuer und Zahllast mit Rechenbeispiel, wann du die Voranmeldung abgibst, Dauerfristverlängerung, Ist-Versteuerung und Reverse Charge
• Buchhaltung für Selbstständige

  Aktueller Artikel

  EÜR oder Bilanz, GoBD, Aufbewahrungsfristen und eine Routine für jeden Monat
• Mahnung schreiben

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  Wann der Kunde im Verzug ist, Verzugszinsen 2026, Mustertext und Mahnbescheid

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Steuern und Gewinn

Lukas Rumpel

Autor

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Über den Autor

Als Social Media Manager und seit mehreren Jahren erfolgreicher Selbstständiger beschäftige ich mich täglich mit digitalen Medien, Content und modernen Technologien. Ich möchte Unternehmer dabei unterstützen, den Bürokratiealltag mit digitalen Lösungen effizienter zu gestalten und gleichzeitig jungen Menschen zeigen, dass Finanzen kein kompliziertes Thema sein müssen.