Reisestellenkarten: Lohnen sich die nicht personenbezogenen Firmenkreditkarten?
Deine Mitarbeiter sind häufig auf Reisen? In diesem Fall kann sich eine Reisestellenkarte lohnen.
In diesem Beitrag erfährst du, was eine Reisestellenkarte überhaupt ist und ob sich die Anschaffung einer nicht personenbezogenen Firmenkreditkarte überhaupt lohnt. Außerdem wirst du die Vor- und Nachteile einer solche Geschäftskreditkarte kennenlernen.
Das Wichtigste zur Reisenstellenkarte
- Eine Reisenstellenkarte dient zur Buchung von Geschäftsreisen
- Die Reisestellenkarte liegt oftmals zentral bei einem Anbieter, der die Reisen für Mitarbeiter bucht
- Durch die nicht personenbezogene Karte entfällt die Spesenabrechnung nicht
- Eine Firmenkreditkarte wie die American Express Gold ist oftmals die bessere Lösung für Firmen.
- Eine Auflistung der besten Firmenkreditkarten findest du in unserem großen Vergleich.
1. Was ist eine Reisenstellenkarte? Die nicht personenbezogen Firmenkarte im Überblick
Oftmals gibt es in jungen Unternehmen das Phänomen, dass es nur eine Firmenkreditkarte gibt – im klassischen Fall ist diese auch noch personengebunden.
Allerdings kann dieser Ansatz schnell schiefgehen. Ist der Karteninhaber nicht verfügbar, kann die Karte auch nicht verwendet werden. Aus diesem Grund kann sich eine nicht personengebundene Firmenkreditkarte, etwa eine Reisestellenkarte, lohnen.
Eine Reisestellenkarte ist eigentlich keine Kreditkarte
Eine Firmenkarte, die nicht auf den Namen einer Person ausgestellt wird, ist klassischerweise eine Reisestellenkarte. Im Fachjargon wird diese Karte auch als Business Travel Account bezeichnet und ist somit keine Kreditkarte im eigentlichen Sinne.
Vielmehr fungiert die Karte als zentrales Zahlungsmittel, um Ausgaben, die mit einer Geschäftsreise zusammenhängen, zu tätigen.
Eine Reisestellenkarte nutzen die Mitarbeiter, um Geschäftsreisen zu buchen. Folgende Ausgaben werden klassischerweise mit der nicht personenbezogenen Firmenkarte getätigt:
- Buchung von Flügen oder Bahnfahrten
- Reservierung und Buchung eines Hotels
- Miete eines Fahrzeugs vor Ort
Anders als bei einer Firmenkreditkarte wird die Reisestellenkarte direkt bei einem Reisebüro hinterlegt. Über die Nummer der Karte bucht dieses dann die erforderlichen Positionen für die Dienstreise.
2. Die Vor- und Nachteile von Reisestellenkarten
Eine Reisestellenkarte hat einige Vor- und Nachteile. Diese möchten wir dir im Folgenden kurz aufzeigen.
Vorteile von Reisestellenkarten
Keine privaten Auslagen: Mit einer Reisestellenkarte muss ein Mitarbeiter keine Auslagen vorfinanzieren. Stattdessen erfolgt die Abrechnung über die Karte und die Rechnungen fließen direkt an das Unternehmen
Einfache Buchhaltung: Es muss keine Belegprüfung erfolgen, da die Belege direkt zuordnungsfähig sind.
Leichtere Spesenabrechnung: Die Buchhaltung und die Mitarbeiter werden entlastet. Es gibt weniger Spesenabrechnungen, welche die Ressourcen der Mitarbeiter blockieren.
Versicherungen: Die meisten Reisestellenkarten bieten bereits einige Versicherungsleistungen für die gebuchte Reise. Damit ist das Unternehmen finanziell abgesichert, sollte es zu Problemen während der Reise kommen.
Zeitgleich zeigt sich, dass eine nicht personenbezogene Karte weniger Vorteile als eine richtige Firmenkreditkarte für Mitarbeiter bietet.
Nachfolgend haben wir dir die Nachteile der nicht personenbezogenen Karten aufgelistet:
Nachteile einer Reisestellenkarte
Bindung: Eine Reisestellenkarte wird bei einem Reisebüro oder Dienstleister hinterlegt. Damit können Mitarbeiter nicht eigenständig buchen und die Möglichkeit, besonders billige Online-Angebote zu nutzen, entfällt im Regelfall.
Einsatzzweck: Weiterhin lassen sich über die Reisestellenkarte nur Buchungen vornehmen. Somit können die Mitarbeiter nicht vor Ort damit bezahlen, beispielsweise für Taxifahrten oder Geschäftsessen.
Spesenabrechnung: Mit einer nicht personenbezogenen Firmenkreditkarte sparst du dir im Regelfall nicht die gesamte Spesenabrechnung. Kosten, welche mit der Reise verbunden sind und nach deren Buchung entstehen, müssen weiterhin abrechnet werden.
Damit führt eine Reisestellenkarte zwar zu einer Entlastung im Unternehmen. Allerdings ist die Entlastung nicht vergleichbar mit einer mitarbeiterbezogenen Kreditkarte.
3. Sind Firmenkreditkarten eine sinnvolle Alternative zur Reisenstellenkarte?
Nun weißt du, wofür eine Reisestellenkarte gedacht ist und welche Vor- und Nachteile eine solche Karte auszeichnen. Damit stellt sich jetzt die Frage, ob sich eine nicht personenbezogene Karte für dein Unternehmen lohnt.
Eine Alternative ist eine personenbezogene Firmenkreditkarte. Bei einer personenbezogenen Mitarbeiterkarte handelt es sich um eine Mitarbeiterkarte, die direkt den Namen des Karteninhabers trägt. Hier kannst du auch direkt zahlreiche Karten ausgeben und somit deine Angestellten ausstatten.
Ein wichtiger Hinweis an dieser Stelle betrifft die Haftung. Bei einer Firmenkreditkarte trägt das Unternehmen die Haftung. Dementsprechend wichtig ist es, dass Gründer eine Nutzungsvereinbarung zur Mitarbeiterkreditkarte ausstellen. Was du einer solchen Vereinbarung regeln musst, zeigen wir dir verlinkten Beitrag.
Im direkten Vergleich zur Reisestellenkarte ist eine Firmenkreditkarte nicht limitiert bei den Einsatzmöglichkeiten. So können deine Mitarbeiter mit einer eigenen Kreditkarte nahezu jedes Angebot für eine Geschäftsreise buchen und kurzfristige Preisaktionen wahrnehmen.
Außerdem lässt sich eine Firmenkreditkarte auch verwenden, um Software-Abonnements oder andere Firmenausgaben zu bezahlen. Zudem gibt es Kreditkarten, die einen vollständig digitalen Abrechnungsprozess ermöglichen.
Beispielhaft können hier die American Express Business Kreditkarten aufgeführt werden. Diese bieten umfangreiche Versicherungsleistungen, ein attraktives Punkteprogramm für das Unternehmen und einen hervorragenden Service. Mit AmexExpense gibt es zudem eine digitale Belegplattform, die eine einfache Abrechnung ermöglicht.
Die Kosten einer solchen Firmenkreditkarte sind zudem vollständig absetzbar. Gleiches gilt auch für Firmenkreditkarten, die über das Geschäftskonto zur Verfügung stehen. Hier bietet fast jede Bank eine passende Karte, oftmals gegen eine kleine Gebühr.
Bei Qonto und Finom, unseren beiden Empfehlungen im Bereich der Online-Geschäftskonten, gibt es ebenfalls passende Firmenkarten. Insbesondere Freiberufler und Selbstständige können hier auf kostenlose Firmenkreditkarten zurückgreifen.
4. Eine Reisestellenkarte lohnt sich nur selten
Abschließend möchte ich festhalten, dass eine Reisestellenkarte zwar Vorteile bietet, im direkten Vergleich zur Firmenkreditkarte für Mitarbeiter aber nicht sonderlich attraktiv ist.
Auch Reisestellenkarten sind nicht kostenlos. Zudem erfolgt die Buchung anschließend über einen zentralen Partner. Hierdurch entstehen höhere Kosten für das Unternehmen.
Auch nimmt eine solche Karte etwas Flexibilität und sorgt nicht dafür, dass die aufwendige Spesenabrechnung entfällt. Aus meiner Sicht bietet eine Reisestellenkarte keinen echten finanziellen Mehrwert für Gründer.
Eine gute und starke Firmenkreditkarte ist die American Express Business Gold Card. Hier profitieren Unternehmer von den zahlreichen Vorteilen einer Gold Card und können attraktive Punkte sammeln, die für Upgrades und weitere Vorteile verwendet werden können.
