Firmenkreditkarte für Mitarbeiter: Das musst du wissen
Eine Firmenkreditkarte ist ein sinnvolles Zahlungsmittel für fast jeden Selbstständigen und Unternehmer. Wie sieht es allerdings aus, wenn Unternehmen eine Kreditkarte an Mitarbeiter geben möchte?
Wir zeigen dir, worauf du achten musst, wenn du eine Firmenkreditkarte an einen Mitarbeiter vergibst. Außerdem lernst du, welchen Nutzen dir Mitarbeiterkreditkarten im Geschäftsalltag bieten.
Das Wichtigste zur Mitarbeiterkarte in Kürze
- Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter entlastet Unternehmen, unabhängig von der Firmengröße.
- Am sichersten sind Prepaid-Karten, die vorher aufgeladen werden.
- Die Kosten für Kreditkarten können Unternehmer vollständig ansetzen.
- Die besten Firmenkreditkarten sind American Express Platinum, American Express Gold und Pliant
- In unserem Firmenkreditkarten Vergleich findest du eine ausführliche Bewertung der verschiedenen Karten.
1. Wann ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter sinnvoll?
Du stehst vor der Frage, ob sich eine Firmenkreditkarte für deine Mitarbeiter lohnt? Grundsätzlich ergibt das in den meisten Fällen Sinn, denn deine Mitarbeiter können mit dieser Geschäftsreisen, Werbekosten und Abonnements bezahlen.
Für dich als Unternehmer erleichtert eine Firmenkreditkarte die Abrechnung und die Verwaltung. Alle Transaktionen laufen zentral über eine Abrechnung.
Steht deinen Mitarbeitern keine Firmenkreditkarte zur Verfügung, müssen diese geschäftliche Ausgaben auslegen und anschließend abrechnen. Gerade höhere Ausgaben werden zu einer echten Belastung für die Mitarbeiter.
Die Firmenkreditkarte ist somit nicht nur eine Erleichterung für deine Mitarbeiter. Diese müssen nicht mehr in Vorkasse gehen und müssen auch keine komplizierte Spesenabrechnung vornehmen.
Doch nicht nur deine Mitarbeiter profitieren von der Karte. Auch du und deine Buchhaltung wird nachhaltig entlastet. Musstest du in der Vergangenheit Abrechnungen manuell erfassen, ist dieser Prozess nun automatisiert. Im besten Fall nutzt du eine Software, um die Rechnungen zentralisiert zu sammeln und somit eine komplett Prozessautomatisierung zu erzielen.
2. Firmenkreditkarten für Mitarbeiter: Diese Modelle gibt es
Welche Art der Firmenkreditkarte für dich und deine Mitarbeitenden sinnvoll ist, hängt maßgeblich von der Unternehmensgröße ab.
Aus unserer Sicht gibt es drei Szenarien:
- Keine Firmenkreditkarte für Mitarbeitende
- Eine zentrale Reisestellenkarte
- Corporate Cards für die Mitarbeitenden
Im Folgenden führe ich kurz die drei angesprochenen Konstellationen auf:
Eine Firmenkreditkarte für die Geschäftsführung
Dieser Fall ist meistens bei jungen Unternehmen und Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern zu beobachten.
Im Grunde kommen viele Unternehmen ohne eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter aus. Das ist möglich, solange die Geschäftsführung oder die Gründer die Finanzen verwalten.
Sobald ein Unternehmen wächst und die Verantwortung auf einzelne Mitarbeitende verteilt wird, muss dieses Modell jedoch hinterfragt werden.
Nehmen wir an, deine Mitarbeitenden sollen autark Werbung in den sozialen Medien schalten. Hier hast du zwei Möglichkeiten:
- Du hinterlegst die Karte im Account und tätigst alle Buchungen.
- Deine Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf eine Firmenkreditkarte, um Abrechnungen eigenständig zu tätigen.
Aus eigener Erfahrung zeigt sich, dass das Weitergeben von Daten eine gangbare Lösung ist, wenn du direkt neben den Kollegen sitzt. Anders sieht es aus, wenn ihr dezentral agiert.
Durch 3D-Secure und PSD2 müssen Zahlungen immer durch den Kreditkarteninhaber freigegeben werden. Ist dieser nicht erreichbar oder im Urlaub, dann stockt der Prozess.
Bei kleineren Ausgaben könnten nun die Mitarbeiter in Vorkasse gehen und die Ausgaben mit einer Spesenabrechnung geltend machen. Für Unternehmen bedeutet das jedoch zusätzlichen Aufwand in der Buchhaltung.
Besonders kritisch wird das ganze Konstrukt in den folgenden Konstellationen:
- Teure Buchungen von Reisen
- Viele Transaktionen mit kleinem Volumen, bspw. Werbung auf Facebook
- Bei wiederkehrenden Abbuchungen für Abonnements
Wie es besser geht, verdeutlichen die nachfolgenden Beispiele.
- Kostengünstiges Geschäftskonto
- Cashback auf Kartenzahlungen
- Rechnungsstellung möglich
Einführung einer Reisestellenkreditkarte
Wie du anhand der ersten Konstellation siehst, ist eine einzige Firmenkreditkarte nur dann sinnvoll, wenn es sehr wenige Festangestellte gibt.
Eine etablierte Lösung ist in diesem Fall eine zentrale Kreditkarte für die Mitarbeitenden. Ein bekanntes Beispiel ist eine Reisestellenkreditkarte.
Mit einer Reisestellenkreditkarte können die Mitarbeitenden etwa die Ausgaben für Dienstreisen direkt abrechnen. Oftmals wird die Kreditkarte zentral hinterlegt, etwa beim Travel Management, welche anschließend die Buchungen für die Mitarbeitenden vornimmt.
Auf diese Weise stellst du sicher, dass die größten Kostenpositionen im Rahmen der Dienstreisen bereits gedeckt sind.
Allerdings löst dieser Ansatz nicht das Problem, dass deine Angestellten eine Spesenabrechnung durchführen müssen, um ihre Auslagen erstattet zu bekommen.
Corporate Cards oder Business Cards für Mitarbeitende
Auch das Beispiel der Reisestellenkreditkarte hat einige Nachteile. Der offensichtlichste Nachteile ist, dass nur wenige Unternehmen eine Abteilung für Reisebuchungen unterhalten. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein Luxus, den man sich sparen kann.
Außerdem ist es nicht unüblich, dass die Mitarbeitenden direkt ihre Reisen buchen. In diesem Fall ist die zentrale Kreditkarte wieder ein Bottleneck, analog zum ersten Szenario.
Somit ist es am sinnvollsten, wenn Unternehmen sich für die Einführung von Firmenkreditkarten entscheiden und diese auch an Mitarbeiter vergeben.
Natürlich möchte nicht jedes Unternehmen, dass die Mitarbeiter unbeschränkten Zugriff auf die Firmengelder haben. Aus diesem Grund können wir an dieser Stelle drei Optionen aufzeigen:
- Firmenkreditkarte: Diese Kreditkarte bietet uneingeschränkten Zugriff auf die Firmengelder und sollte selektiv vergeben werden. Limits können allerdings mit der Bank vereinbart werden.
- Prepaid-Karten: Diese Karten lädst du mit einem Guthaben auf. Dieses kann dann für Buchungen, Abonnements etc. verwendet werden.
- Virtuelle Kreditkarten: Diese Firmenkreditkarten können zweckgebunden sein. So kannst du festlegen, dass ausschließlich regelmäßige Zahlungen, etwa für Abonnements oder Marketingausgaben über die Karte getätigt werden können.
Schlussendlich ist eine Frage des Vertrauens, welche Karte du deinen Mitarbeitern zur Verfügung stellst. Erfahrungsgemäß solltest du eine Richtlinie für dein Unternehmen festlegen. So sorgst du dafür, dass es keine Ungleichbehandlung im Unternehmen gibt.
3. Welche Mitarbeiter erhalten eine Firmenkreditkarte?
Führst du Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ein, dann stellt sich auch die Frage, wer eine Kreditkarte erhält. Hier sind folgende Konstellationen denkbar:
- Nur Mitarbeiter der Managementebene erhalten eine Kreditkarte
- Mitarbeiter, die besonders häufig reisen, erhalten eine Firmenkreditkarte
- Jeder Mitarbeiter im Unternehmen bekommt eine Geschäftskreditkarte
Dank moderner Kreditkartenangebote lohnt es sich inzwischen, die letzte der drei Konstellationen anzustreben.
Mit einer modernen Firmenkreditkarte, kannst du festlegen, welcher Kreditkartentyp deinen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird.
Passende Lösungen gibt es von:
- Pliant
- Pleo
Besonders praktisch sind virtuelle Karten. Diese stelle ich meinen Mitarbeitern in meiner Immobiliengesellschaft zur Verfügung. Die Karten sind schnell erstellt und zweckgebunden – in meinem Fall können die Mitarbeiter damit Material einkaufen.
Durch Ausgabenlimits und Freigaben sorgst du für die notwendige Sicherheit und verhinderst, dass die Karten missbräuchlich verwendet werden.
Für Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind, ist eine physische Kreditkarte die bessere Lösung. Diese ist dann nicht an das Smartphone gebunden und stets einsatzbereit. Hier lohnt es sich für Unternehmen, wenn eine Prepaid-Kreditkarte ausgegeben wird. Diese funktionieren Guthaben-basiert und verhindern somit Kartenmissbrauch.
4. Diese Vorteile bringt dir eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter
Dank moderner Business-Kreditkartenlösungen ist es einfach, Kreditkarten in den Zahlungsverkehr zu integrieren. An dieser Stellen möchte ich dir kurz aufzeigen, welche Vorteile dies für dich als Unternehmer hat:
Höhere Ausgabentransparenz
Über das digitale Kreditkarten-Banking kannst du die Ausgaben aller Mitarbeiter einsehen. So siehst du direkt auf einem Blick, welche Kosten anfallen.
Die Mitarbeiter können hier direkt die Rechnungen hinterlegen, per Schnittstelle lassen sich diese automatisch an das Firmenkonto oder DATEV übertragen.
Ein besonderer Vorteil einer modernen Business-Kreditkartenlösung besteht in der einfachen Anpassung von Limits. Sollte ein Mitarbeiter kurzfristig ein höheres Limit benötigen, kannst du dieses direkt über die Plattform genehmigen.
Steigende Mitarbeiterzufriedenheit
In der Vergangenheit musste ich häufiger in Vorkasse gehen, wenn ich kurzfristig eine Dienstreise angetreten habe. Seien es die Anfahrts- oder Hotelkosten. Bis zur Abrechnung vergingen zudem einige Wochen, sodass ich mein eigenes Geld verwendet habe, um eine dienstliche Reise antreten zu können.
Nach der Reise folgte die Spesenabrechnung. Aus Sicht von Mitarbeitern ist dieser Ablauf ein wahrer Horror. Mit einer guten Kreditkartenlösung gehört ein solcher Prozess der Vergangenheit an und die Kosten laufen direkt auf das Unternehmen.
Für Mitarbeiter ist dieser Prozess gangbarer und auch das Unternehmen profitiert von einer Entlastung bei der Abrechnung – eine klassische Win-win-Situation also.
Muss ein Mitarbeiter eine Dienstreise vorfinanzieren, fehlt das Geld oftmals im Alltag. Das sorgt für Unzufriedenheit und lässt sich mit einer Mitarbeiterkreditkarte schnell vermeiden.
Zeit- und Kostenersparnis
Mithilfe digitaler Prozesse können Unternehmen Geld und Zeit sparen. Mit einer Firmenkreditkarte digitalisierst du Zahlungsvorgänge in deinem Unternehmen.
Alle transaktionsbezogenen Prozesse werden optimiert. Du reduzierst den bürokratischen Aufwand und schonst wichtige Ressourcen, die du an anderer Stelle sinnvoller einsetzen kannst.
Klare Haftung
Schlussendlich schafft eine Firmenkreditkarte Klarheit über die Haftung. Sämtliche Zahlungen, die mit der Firmenkreditkarte getätigt werden, fließen vom Geschäftskonto.
So muss dein Mitarbeiter keine Zahlungen aus privatem Vermögen begleichen und anschließend mit deiner Firma abrechnen. Die gesamte Haftung für die Transaktion trägt das Unternehmen und nicht die einzelne Person.
Grundsätzlich solltest du eine aktuelle Schufa-Auskunft deiner Mitarbeiter anfordern und eine Nutzungsvereinbarung für die Firmenkreditkarte treffen – so sicherst du dich als Unternehmen ab.
5. Darauf musst du bei der Einführung von Mitarbeiterkreditkarten achten
Abschließend möchte ich dir noch einige Tipps an die Hand geben, wie du erfolgreich eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter einführst.
Hier gibt es fünf wichtige Punkte, die du vor der Ausgabe der Kreditkarte klären solltest:
- Welche Sicherheitsmechanismen gibt es?
- Haftung durch Ausgaberahmen beschränken
- Nutzungsvereinbarung mit Mitarbeiter formulieren
- Schließe die private Kartennutzung aus
- Definiere interne Prozesse für Ausnahmen
Nachfolgend findest du eine etwas detaillierte Beschreibung der To-dos:
Etabliere Sicherheitsmechanismen für die Firmenkreditkarten
Eine moderne Kreditkarte bietet viele Sicherheitsmechanismen, um die unerlaubte Kartennutzung zu unterbinden. Am besten stellst du sicher, dass die Sicherheitsfunktionen auch von den Mitarbeitern genutzt werden.
Bei richtiger Verwendung der einzelnen Mechanismen ist das Risiko eines Missbrauchs nahezu ausgeschlossen. Passende Sicherheitsmechanismen sind:
- 3D-Secure und PSD2
- Individuelle Ausgabenlimits
- Rollenkonzepte für Mitarbeiter und Buchhalter
- Automatisierte Informationen zu Transaktionen
- Sperrung der Karten über die Kreditkartenplattform
Im Grunde solltest du dafür sorgen, dass die Beteiligten einen guten Überblick über die getätigten Transaktionen erhalten.
Firmenhaftung beschränken
Wie du nun weißt, erfolgt die Abrechnung der Kreditkartenrechnung direkt mit dem Unternehmen. Für die Nutzung der Firmenkreditkarten unterschreibst du einen Rahmenvertrag für dein Unternehmen mit dem Kreditkarteninstitut.
Im Falle eines Schadensfalls haftest du für den entstandenen Schaden.
Dementsprechend solltest du dich absichern, sollte dein Mitarbeiter etwa die Karte mitsamt PIN verlieren. Die einfachste Absicherung ist die Definition von niedrigen Ausgabenlimits. Diese kannst du im Bedarfsfall kurzfristig anpassen.
Formuliere eine Nutzungsvereinbarung mit Mitarbeitern
Natürlich solltest auch du dich deinen Mitarbeitern gegenüber absichern, wenn du Firmenkreditkarten ausgibst.
Hierfür erstellst du am besten eine schriftliche Nutzungsvereinbarung zu Firmenkreditkarte. In dieser Vereinbarung hältst du fest, wofür die Karte verwendet werden darf und welche Ausgaben nicht gestattet sind.
Durch die Nutzungsvereinbarung sicherst du dich rechtlich ab und legst einen Teil der Haftung auf den Mitarbeiter um.
Schließe die private Kartennutzung aus
Ein wichtiger Bestandteil der Nutzungsbedingungen zur Firmenkreditkarte ist der Ausschluss der privaten Nutzung. Es ist nämlich nicht erlaubt, private Ausgaben über eine Firmenkreditkarte abzuwickeln.
Mit einer Firmenkreditkarte sollten ausschließlich geschäftliche Ausgaben bezahlt werden.
Verdeutliche den Mitarbeitern, dass die private Nutzung untersagt ist. Durch die regelmäßige Belegkontrolle kannst du zudem prüfen, ob sämtliche Zahlungen einen geschäftlichen Grund hatten.
Definiere Prozesse für Ausnahmefälle
Am Ende des Tages sind wir alle auch nur Menschen. Mir ist es bereits mehrfach passiert, dass ich Ausgaben mit der falschen Kreditkarte getätigt habe.
Für diesen Fall ist es sinnvoll, wenn du im Unternehmen einen Prozess definierst, um das richtige Vorgehen festzuhalten. Durch das Vertauschen kommt es unweigerlich zu Problemen bei der Buchhaltung. Hier solltest du eine Korrektur der Buchung vornehmen.
Vorsätzlicher Kartenmissbrauch
Sollte ein Mitarbeiter vorsätzlich die Firmenkreditkarte missbrauchen, ist das ein Grund für eine fristlose Kündigung.
