Nutzungsbedingungen zur Firmenkreditkarte schaffen Transparenz
Die Aushändigung einer Firmenkreditkarte ist ein echter Vertrauensbeweis gegenüber einem Arbeitnehmer. Und auch Arbeitgeber profitieren von der Ausgabe einer Firmenkarte.
Wichtig ist hierbei die Definition klarer und transparenter Nutzungsvereinbarungen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, worauf es bei den Nutzungsbedingungen ankommt und was du unbedingt schriftlich festhalten solltest.
Das Wichtigste in Kürze
- Es gibt keine gesetzliche Regelung zur Nutzung einer Firmenkreditkarte, sodass die Nutzungsvereinbarung wichtig ist.
- Eine Nutzungsvereinbarung definiert die Rahmenbedingungen zur Verwendung der Firmenkreditkarte.
- Die Firmenkreditkarte sollte ausschließlich zur betrieblichen Nutzung bestimmt sein, ansonsten handelt es sich um eine steuer- und abgabenpflichtige Barzuwendung.
- Besonders gute Firmenkreditkartenprogramme sind American Express Business Gold, American Express Business Platinum und die Karten von Pliant.
- In unserem Firmenkreditkarten Vergleich findest du eine Übersicht der besten Firmenkreditkarten.
1. Mit Nutzungsbedingungen schaffen Unternehmen transparente Rahmenbedingungen
Eine Mitarbeiterkreditkarte ist nicht nur ein Vertrauensbeweis für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch eine finanzielle Erleichterung für Unternehmer.
Durch die Einführung von Corporate Cards optimieren Unternehmen die internen Prozesse und reduzieren die Aufwände für Spesenabrechnungen. Zeitgleich ist eine geschäftliche Kreditkarte ohne passende Nutzungsbedingungen nicht wirklich viel wert.
Die Haftung für die Nutzung der Firmenkreditkarte trägt das Unternehmen. Tätigt der Mitarbeiter unerlaubte Transaktionen, werden diese dem Firmenkonto in Rechnung gestellt.
Alle mit den Mitarbeiterkreditkarten durchgeführten Transaktionen werden direkt vom Firmenkonto abgebucht. Dementsprechend kann es vorkommen, dass Unternehmen und Mitarbeiter über einzelne Buchungen diskutieren.
Inzwischen ist die Überwachung der Buchungen auch einfach, denn dank digitalem Kreditkarten-Banking haben Buchhaltung und Geschäftsführer stets Zugriff auf den aktuellen Zahlungsverkehr.
Mitarbeiter sollten Nutzungsvereinbarung fordern
Bisher gibt es keine gesetzliche Regelung zum Gebrauch von geschäftlichen Kreditkarten. Dementsprechend wichtig ist eine Nutzungsvereinbarung, um Unsicherheiten auszuschließen.
Mit der einheitlichen Nutzungsvereinbarung wissen Unternehmen und Mitarbeiter, wofür die Karte verwendet werden darf. Alle relevanten Informationen sind schriftlich festgehalten und können von den jeweiligen Parteien nachgelesen werden.
Gerade bei der Verwendung einer Firmenkarte auf einer Geschäftsreise ist eine Nutzungsvereinbarung wichtig. So weiß der Mitarbeiter, welche Ausgaben mit der Karte zu decken und welche Ausgaben privat zu erbringen sind.
2. Diese Inhalte sollte eine Nutzungsvereinbarung zur Firmenkreditkarte beinhalten
Nun möchten wir dir zeigen, welche Inhalte du mit der Nutzungsvereinbarung zur Firmenkreditkarte unbedingt abdecken solltest. Im Grunde sollte die Vereinbarung so klar sein, dass sie für jeden verständlich ist. Zeitgleich ist der Umfang individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anzupassen.
Auch vergleichsweise klare Bestimmungen sollten in der Nutzungsvereinbarung festgehalten werden. Nachfolgende Aspekte solltest du berücksichtigen:
- Verwendungszweck: Im ersten Schritt solltest du den Nutzungsumfang der Karte definieren. Halte fest, ob deine Mitarbeiter die Karten für Softwarebeschaffungen, Reisebuchungen oder ähnliche betriebliche Anschaffungen verwenden dürfen.
- Dokumentation: Wie sollen die Mitarbeiter Belege erfassen? Gibt es ein zentrales Postfach oder werden sämtliche Belege monatlich eingereicht? Lege hier fest, wie die Belege zu erfassen sind.
- Sorgfaltspflichten: Als Unternehmen kannst du Anweisungen zur Verwahrung der Kreditkarte erteilen. Lege zudem fest, wie die Mitarbeiter mit den sensiblen Daten umgehen sollen.
- Meldepflicht: Sollte die Kreditkarte verloren gehen oder geklaut werden, müssen Mitarbeiter dies melden. Lege zudem fest, welche weiteren Meldungen im Verlustfall erfolgen müssen.
- Private Nutzung: Lege fest, ob und in welchem Umfang die Mitarbeiter die Firmenkreditkarte privat verwenden dürfen. Hier kannst du individuelle Regelungen treffen, solltest aber die steuerlichen Aspekte berücksichtigen.
- Arbeitgeberrechte: Halte dir Optionen wie die unvorangekündigte Überprüfung der Karte, die Rückforderung oder eine Anpassung der Nutzungsbedingungen offen.
- Kartenmissbrauch: Gibst du einem Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, ist das ein Vertrauensbeweis. Nichtsdestotrotz solltest du festhalten, welche Konsequenzen ein Kreditkartenmissbrauch nach sich zieht.
- Salvatorische Klausel: Sollte es zu einem Rechtsstreit kommen und einer der Bestandteile der Nutzungsvereinbarung nichtig sein, empfiehlt sich eine salvatorische Klausel. Diese definiert, dass der Vertrag trotz einer fehlerhaften Bedingung weiterhin seine Gültigkeit bewahrt.
- Einverständniserklärung: Abschließend muss der Mitarbeiter den Nutzungsbedingungen zustimmen. Dies sollte schriftlich mit Unterschrift erfolgen.
Wichtig ist an dieser Stelle, dass du die zuvor genannten Punkte auf deine Bedürfnisse anpasst. So kannst du die Nutzungsbedingungen schärfer formulieren oder etwas lockerer, je nachdem, welche Freiheiten du deinen Mitarbeitern bei der Kartennutzung einräumen möchtest.
3. Die Nutzungsbedingungen entscheiden über die steuerliche Handhabung der Mitarbeiterkreditkarte
Eine reine Geschäftskreditkarte, die du ausschließlich für berufliche Ausgaben verwendest, hat keinen Einfluss auf die Sozialversicherung und Lohnsteuer.
Für die Finanzverwaltung ist eine ausgegebene Firmenkarte erst einmal ein Sachbezug. Immerhin stellt die gebührenfreie Überlassung der Karte einen geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter dar.
Übergibst du eine Firmenkreditkarte, die auch zur privaten Nutzung gedacht ist, muss diese als geldwerter Vorteil versteuert werden. In diesem Fall hat die Kreditkarte Einfluss auf die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge sowie auf die abzuführenden Steuern.
Wichtig ist an dieser Stelle, dass in den Nutzungsbedingungen der rein berufliche Gebrauch definiert ist. So verhinderst du, dass die Bereitstellung der Karte als geldwerter Vorteil gewertet wird.
Die Grundlage zur Ermittlung des sozialversicherungspflichtigen Einkommen bildet § 14 SGB IV.
4. Eine Nutzungsvereinbarung zur Firmenkreditkarte lohnt sich für alle Beteiligten
Eine Firmenkreditkarte lohnt sich für Unternehmen und ist eine Erleichterung für die Angestellten. Zeitgleich ist die Weitergabe einer Firmenkreditkarte an einen Mitarbeiter ein Vertrauensbeweis.
Ich selbst habe meinen Mitarbeitern auch eine Nutzungsvereinbarung zur Verfügung gestellt, um einen Rahmen zur Nutzung der Karte zu bieten. Damit wissen die Mitarbeiter genau, wofür sie die Karte verwenden können – und wofür eben nicht.
In einer solchen Vereinbarung hältst du fest, wofür die Karte verwendet werden darf. Außerdem definierst du die Rechte und Pflichten für Mitarbeiter und Unternehmen. Wichtig ist zudem, aufzuzeigen, was bei einer missbräuchlichen Nutzung passiert.
