Viele Gründer stehen vor der Herausforderung, ihren privaten und geschäftlichen Zahlungen ordentlich voneinander zu trennen. Besonders komplex wird mit einer steigenden Anzahl an Transaktionen und Mitarbeitern.
Eine mögliche Lösung für diese Herausforderung ist eine Firmenkreditkarte, gerne auch als Business-Kreditkarte bezeichnet. Über eine solche Geschäftskreditkarte rechnest du alle relevanten Ausgaben ab. Die Karte kannst du anschließend online verwalten und somit einen besseren Überblick über die Ausgaben gewinnen.
In diesem Ratgeber zeige ich dir, was eine Firmenkreditkarte auszeichnet, wann sie sich für dich lohnt und welche Karten in unserem Vergleich besonders gut abschneiden.
Das Wichtigste zur Firmenkreditkarte
- Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter lohnt sich fast für jedes Unternehmen.
- Mit einer geschäftlichen Kreditkarte lässt sich die Liquidität im Unternehmen erhöhen.
- Fast jede Geschäftsbank bietet auch eine Firmenkreditkarte an.
- Firmen-Kreditkarten lassen sich etwa in Prepaidkarten, Debitkarten, Reisestellenkarten unterteilen.
- Die bekanntesten Firmenkreditkarten kommen von American Express und Miles & More.
1. Die Firmenkreditkarte im Überblick
Bei Privatpersonen sind Kreditkarte ein bekanntes und zugleich beliebtes Zahlungsmittel. Allerdings beschränkt sich das Angebot an Kreditkarten nicht nur auf Privatpersonen.
Auch Unternehmen können sich eine Kreditkarte anschaffen. Auf der Karte befindet sich dann der Name des Unternehmens und des Mitarbeiters, der diese Karte verwenden soll.
Bei einer Firmenkreditkarte handelt es sich nicht um eine Kreditkarte für die gesamte Firma. Stattdessen erhält jeder Nutzer eine eigene Firmenkreditkarte.
Allerdings gibt es seit 2015 eine EU-weite Regelung zur Firmenhaftung. Dementsprechend muss die Firma die Kreditkartenrechnungen über ein Firmenkonto ausgleichen. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich auch nicht um eine Firmenkreditkarte.
Die zwei Arten der Business-Kreditkarten
Zudem müssen wir bei Firmenkreditkarten zwischen den folgenden Formen unterscheiden:
- Business-Karte: Diese Karte eignet sich für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern.
- Corporate Card: Gerade größere Unternehmen, Behörden und Non-Profit-Organisationen benötigen in der Regel eine größere Anzahl an Kreditkarten. Zeitgleich gibt es größere organisatorische Anforderungen an das Kartensystem. Die passende Lösung hierfür sind die Corporate Cards der Kreditkartenherausgeber.
Weitere Unterscheidungen für Business-Kreditkarten
In der Praxis haben Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an eine Kreditkarte. Dementsprechend gibt es unterschiedliche Kartentypen, welche du für dein Unternehmen wählen kannst.
Nachfolgende Auflistung verdeutlicht die unterschiedlichen Kreditkartenarten:
- Prepaid Card: Diese Karten müssen vor der Verwendung aufgeladen werden. Das Guthaben kann anschließend durch einen Mitarbeiter des Unternehmens genutzt werden.
- Debitkarten: Bei Debitkarten handelt es sich ehrlicherweise nicht um eine Kreditkarte im klassischen Sinne. Alle Ausgaben werden unmittelbar dem Konto belastet. Dafür kannst du als Unternehmer direkt alle Ausgaben über ein Konto abwickeln.
- Charge Card: Die Charge Card ist die klassische Kreditkarte für Unternehmen. Die Ausgaben werden gesammelt und anschließend in einer Summe dem hinterlegten Konto belastet.
- Purchasing Card: Diese Karten sind zweckgebunden und können von Mitarbeitern verwendet werden, um Beschaffungen zu tätigen. Alle Transaktionen werden in einem Posten gesammelt und die Abrechnung erleichtert.
- Reisestellenkarten: Auch diese Karten sind zweckgebunden und dienen ausschließlich zur Reisebuchung. Eine Reisestellenkarte ist nicht personalisiert und wird bei einem Reiseunternehmen hinterlegt, um Dienstreisen für Mitarbeiter zu buchen.
Weiterhin sollten wir an dieser Stelle auch eine Unterscheidung der Firmenkreditkarten hinsichtlich deren Beschaffenheit vornehmen:
- Virtuell: Eine virtuelle Karte wird einfach in die digitale Wallet der Mitarbeiter importiert. Mit dieser Karte lassen sich NFC-Zahlungen und Zahlungen im Internet tätigen.
- Physisch: Diese Karten werden in Form einer Plastik- oder Metallkarte ausgegeben. Mit einer solchen Karte können alle geschäftlichen Zahlungen abgewickelt werden.
2. Zusatzleistungen bei Firmenkreditkarten
Warum sollten sich Selbstständige und Unternehmer für eine Firmenkredite entscheiden? Viele Banken bieten beim Firmenkonto immerhin eine Girocard oder eine Debitkarte an.
Der Grund, der für eine Firmenkreditkarte spricht, sind die Zusatzleistungen. In erster Linie schonst du mit einer Geschäftskreditkarte deine Liquidität. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass du eine Charge Card verwendest, die dir einen Kreditrahmen einräumt.
Außerdem stellst du mit einer Kreditkarte sicher, dass du weltweit bezahlen kannst. In der Regel werden insbesondere die Kreditkarten von Visa und Mastercard weltweit akzeptiert.
Mit einer Business-Kreditkarte von Visa oder Mastercard stellst du sicher, dass diese besonders häufig akzeptiert wird. Kreditkarten von American Express lohnen sich dahingegen aufgrund der Zusatzleistungen für Unternehmen.
Bei den Zusatzleistungen gibt es erfahrungsgemäß große Unterschiede zwischen den unterschiedlichen Karten.
Die Anzahl und Ausprägung der Vorteile hängt maßgeblich von der jeweiligen Karte und dem Anbieter ab. Klassischerweise gibt es kartenspezifische Dienstleistungen, Bonusprogramme oder Versicherungsleistungen.
Nachfolgend habe ich dir die allgemeinen Vorteile von Firmenkreditkarten aufgelistet.
3. Welche Kosten fallen für Geschäftskreditkarten an?
Neben den Leistungen und Features spielen für viele Unternehmen auch die Kosten eine große Rolle bei der Wahl einer Kreditkarte. Wer aktuell ein Unternehmen gründet, wird ungern knappes Kapital in eine Kreditkarte investieren.
Andererseits sind die Kosten für etablierte Unternehmen tendenziell weniger wichtig. Wir haben uns die Kosten für unseren Firmenkreditkarten-Vergleich angeschaut und zeigen dir, worauf du achten solltest.
Eine gute Maßnahme, um hohe Kosten in den ersten Jahren zu vermeiden, sind Neukundenangebote. So kannst du etwa die Grundgebühr sparen und bereits die Vorteile einer Firmenkreditkarte genießen.
Neben der Grundgebühr spielen auch die weiteren Kosten eine Rolle. Viele Anbieter bieten gegen ein einmaliges Entgelt zusätzliche Leistungen an. Ein beliebtes Beispiel ist die Einbindung des eigenen Firmenlogos auf der Kreditkarte.
Folgende Kosten sind bei der Wahl einer Business-Kreditkarte relevant:
- Kartenentgelt: Die Jahresgebühr für eine geschäftliche Kreditkarte liegt zwischen 30 und 720 €. Diese Kosten gelten als Betriebsausgabe.
- Bargeldabhebungen: Viele Kreditkarteninstitute erheben eine Gebühr für Bargeldabhebungen. Oftmals gibt es eine Mindestgebühr, die durch relative Kosten ersetzt wird.
- Fremdwährungsentgelt: Für Zahlungen und Abhebungen in Fremdwährungen erheben viele Kreditkarteninstitute eine Wechselkursgebühr.
- Zinsen: Solltest du die Teilzahlungsmöglichkeiten der Firmenkreditkarten nutzen, fallen hierfür auch Sollzinsen an.
Auch die weiteren Kosten im Blick behalten
Außerdem solltest du auch die weiteren Kosten im Blick behalten. Hierbei handelt es sich oftmals um einmalige Kosten, die für bestimmte Dienstleistungen erhoben werden. Folgende Kostenpositionen solltest du berücksichtigen:
- Erstmalige Kartenausstellung
- Neuausstellung der Karte nach Verlust
- Gebühr für höhere Punktevergütung
- Buchung zusätzlicher Kreditkarten
- Versand von Dokumentenkopien
- Kosten für Karteninaktivität
Insgesamt gibt es einige Kostenpositionen, die du als Unternehmer im Blick behalten solltest, wenn du Kreditkarten verwendest. Die wohl wichtigsten Kosten sind jedoch die Jahresgebühren, Kosten für Abhebungen sowie Fremdwährungsentgelte.
4. So findest du den passenden Anbieter für deine Firmenkreditkarte
Die Auswahl an Firmenkreditkarten kann im ersten Moment schier erschlagend sein. Im Zuge unseres Firmenkreditkartenvergleichs haben wir uns alle bekannten Kreditkarten im Detail angeschaut und zeigen dir, wie du eine passende Kreditkarte findest.
Für die Auswahl einer passenden Firmenkreditkarte für Mitarbeiter solltest du etwas Zeit mitbringen. Hier ist es sinnvoll, einen guten und verlässlichen Partner mit Expertise zu wählen. Folgende Leitfragen helfen dir bei der Wahl des passenden Anbieters:
Wichtige Fragen zur Auswahl einer Firmenkreditkarte
- Wie viele Karten benötige ich? Grundsätzlich solltest du dich fragen, wie viele Kreditkarten du benötigst. Als Soloselbstständiger oder Freiberufler ist die Antwort recht einfach. Mit einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern wird die Antwort etwas komplizierter. Prüfe, welche Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte benötigen. Oftmals sind im Angebot nur wenige Kreditkarten beinhaltet und weitere Karten kosten dann zusätzlich.
- Was für Kreditkarten werden benötigt? Prüfe, ob deinen Mitarbeitern eine virtuelle Kreditkarte ausreicht, oder ob eine physische Karte erforderlich ist. Zudem solltest du prüfen, ob du Visa, Mastercard oder American Express verwenden möchtest. Wichtig ist natürlich auch die Wahl der passenden Kartenart. Möchtest du eine Charge Card oder reicht eine einfache Debitkarte?
- Welche Features sind dir wichtig? Es gibt Geschäftskreditkarten mit einfachen Bonussystemen und Nachlässen sowie Karten mit einer Integration in Buchhaltungssoftware. Einige Karten bieten sogar inkludierte Versicherungsleistungen. Schaue für dich, welche Features dir besonders wichtig sind, um die passende Karte zu finden.
- Welche Anforderungen an die Sicherheit hast du? Sicherheit ist ein wichtiges Thema, gerade bei den Finanzen. Grundsätzlich solltest du schauen, dass du die Karten im Kreditkarten-Banking verwalten und sperren kannst. Manche Anbieter ermöglichen auch die Sperrung einzelner Services, um ungewünschte Ausgaben zu verhindern. Technologien wie E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen sowie die Überwachung von Standorten helfen dir dabei, unerlaubte Nutzung frühzeitig zu unterbinden.
- Wie viel Geld möchtest du in eine Firmenkreditkarte investieren? Abschließend solltest du auch prüfen, welche Kosten auf dich durch die Nutzung der Kreditkarte zukommen. Aktuell gibt es nur wenige kostenlose Geschäftskreditkarten. Neben der Kartengebühr gibt es auch Kosten für Bargeldabhebungen und Transaktionsentgelte für Fremdwährungszahlungen.
5. Die 4 bekanntesten Kreditkartenprogramme für Unternehmen
Nachdem wir nun wichtigste Aspekte bei der Auswahl von Firmenkreditkarten beleuchtet haben, möchte ich dir kurz fünf bekannte Kreditkartenangebote für Geschäftskunden vorstellen.
Hierbei handelt es sich lediglich um eine kleine Auswahl. In unserem umfangreichen Vergleich der unterschiedlichen Firmenkreditkarten kannst du genauer die einzelnen Angebote prüfen.
| Jahresgebühr | Fremdwährungsentgelt | Barverfügungsentgelt | USP | |
|---|---|---|---|---|
| American Express | 30 – 700 € | 2 %, min. 5 € | 4 %, min. 5 € | Versicherungen, Exklusivität, Bonusprogramm |
| Miles & More | 55 – 110 € | 1,95 % | 2 % und min. 5 € | Bonusmeilen |
| Pilant | 5 € | 0,00 % | 0,00 % | Integration in Buchhaltung |
| Moss | 0 € | 2 % | Individuell | Integration in Buchhaltung |
Was sich hier allerdings deutlich zeigt, sind die unterschiedlichen Fokussierungen. Während American Express bei seinen Business Kreditkarten auf Exklusivität und Bonusprogramme baut, fokussieren Start-ups eher die Integration der Karten in die Buchhaltung von Unternehmen.
Ich bin ein Freund von attraktiven Bonusprogrammen bei Kreditkarten. Deswegen nutze ich American Express Kreditkarten für meine Unternehmen. Insbesondere das Begleichen von Rechnungen mit einer solchen Kreditkarte für Mitarbeiter sorgt für hohe Punkteguthaben und ist ein Vorteil für Unternehmer.
6. Die Vor- und Nachteile von Firmenkreditkarten
Als Selbstständiger oder Unternehmer stellst du dir sicherlich die Frage, inwiefern eine Firmenkreditkarte sich für dich lohnt. In diesem Abschnitt zeige ich dir, welche Vor- und Nachteile Firmenkreditkarten bieten – so kannst du für dich abwägen, ob sich eine geschäftliche Kreditkarte wirklich lohnt.
Anfangen möchte ich mit den Vorteilen, denn diese überwiegen in dieser Auflistung.
Vorteile von Firmenkreditkarten im Überblick
Trennung von privaten Ausgaben: Für eine juristische Person ist die Trennung der Finanzen verpflichtend. Bei natürlichen Personen gibt es dahingegen keine Pflicht. Trotzdem ist es sinnvoll, wenn du deine geschäftlichen Ausgaben von deinen Privaten trennst. So erleichterst du deine Buchhaltung und reduzierst das Risiko nicht zuzuordnender Ausgaben.
Finanzielle Flexibilität: Mit einer Kreditkarte mit Verfügungsrahmen kannst du deine finanzielle Flexibilität erhöhen. So ist es möglich, Ausgaben zu tätigen und erst zum Zahlungsziel zu begleichen. In der Zwischenzeit kann das Kapital für dich arbeiten.
Zusätzlich kannst du mit der Rechnungsstellung die gezahlte Vorsteuer zum Abzug bringen und somit deine Liquidität im Unternehmen schonen.
Vereinfachte Buchhaltung: Mit einer Geschäftskreditkarte kannst du die Buchhaltung vereinfachen. Es gibt schlicht und ergreifend weniger Buchungen auf deinem Konto. Dafür siehst du im Kreditkarten-Banking, welche Ausgaben entstanden und kannst diese sogar Mitarbeitern zuordnen.
Bonusprogramme: Als Gründer kannst du mit einer Firmenkreditkarte von attraktiven Bonusprogrammen profitieren. Außerdem bieten Kreditkartenunternehmen Cashbacks, Bonusmeilen und exklusive Rabatte an.
Einfacher Zahlungsverkehr: Im modernen Zahlungsverkehr spielen Kreditkarten eine wichtige Rolle. Durch die weitreichende Akzeptanz kannst du schnell und einfach Zahlungen tätigen und über deine Business-Kreditkarte abwickeln.
Sicherheit: In den vergangenen Jahren haben die Kreditkartenanbieter viele Funktionen eingeführt, die Kreditkarten zu einem wirklich sicheren Zahlungsmittel gemacht haben. So gibt es Funktionen, die dich vor unerlaubter Benutzung und Kreditkartenbetrug schützen. Weiterhin kannst du die Karte im Falle des Verlusts oder Diebstahls schnell und einfach sperren.
Versicherungen: Insbesondere Kreditkartenanbieter wie American Express oder Miles & More setzen auf Versicherungen, um ihre exklusiven Karten zu vermarkten. Für Unternehmen, die häufig Reisen, sind die Versicherungen sinnvoll. So gibt es Reiseversicherungen und Mietwagenversicherungen, die Unternehmen vor finanziellen Schäden schützen.
Ich habe es bereits angemerkt, dass die Vorteile von Firmenkreditkarten überwiegen. Nichtsdestotrotz möchte ich dir auch kurz die Nachteile der geschäftlichen Kreditkarten aufzeigen:
Nachteile von Firmenkreditkarten im Überblick
Kosten: Wer sich eine Firmenkreditkarte anschafft, muss hierfür oftmals auch bezahlen. So gibt es in der Regel eine Jahresgebühr, Gebühren für Abhebungen und Fremdwährungsentgelte. Außerdem gibt es Sollzinsen, falls eine Teilzahlung der Kreditkartenrechnung in Anspruch genommen wird.
Verschuldungsrisiko: Kreditkarteninstitute können überdurchschnittlich hohe Zinsen für den eingeräumten Kreditrahmen erheben. Unternehmen sollten die Kosten stets im Blick behalten, um sich nicht zu überschulden. Bei zu vielen Ausgaben droht die Überschuldung, sodass sich eine Umschuldung lohnen kann.
Verwaltung: Die Kreditkartenanbieter bieten zwar oftmals ein gutes Kreditkartenbanking an, doch trotzdem steigt der administrative Aufwand. Unternehmen müssen zusätzlich zum Geschäftskonto auch das Kreditkartenkonto im Auge behalten und Transaktionen prüfen.
Einfluss auf die Kreditwürdigkeit: Hast du eine Firmenkreditkarte und gleichst rechtzeitig die Forderungen aus, ist das positiv. Zeitgleich kann eine verspätete Zahlung einen negativen Einfluss auf die Bonität haben. Im schlimmsten Fall können verspätete Zahlungen deine Bonität herabstufen und zukünftige Kreditaufnahmen erschweren.
Wie du hier erkennen kannst, stehen die meisten Nachteile einem entsprechenden Vorteil gegenüber. So können pünktliche Zahlungen deine Bonität erhöhen und negative Zahlungen deine Bonität senken. Auch die Kosten sind kein echter Nachteil, weil es sich um eine Firmenausgabe handelt, die du steuerlich absetzen kannst.
